ANALISIS DEL SISTEMA DE
INFORMACIÓN UTILIZADO POR EL INSTITUTO DE PREVISIÓN Y ASISTENCIA SOCIAL DEL
MINISTERIO DE EDUCACIÓN.
El Instituto de Previsión y Asistencia Social para el
Ministerio de Educación (IPASME) tiene como misión promover y desarrollar un
sistema de seguridad social integral y eficaz orientado al mejoramiento
permanente de la calidad de vida de los profesores, maestros y personal
administrativo del Ministerio del Poder Popular para la Educación y de otros
organismos afiliados al IPASME, mediante la prestación oportuna, eficiente y
efectiva de asistencia en sus requerimientos de afiliación, créditos, tanto
hipotecarios como personales, medico asistencial, culturales, recreativos y
deportivos. Por otra parte, con el objeto de dar una visión general sobre la conformación
organizacional del IPASME, la Administración
y gerencia estará a cargo de una Junta Administradora que está integrada por un
Presidente, Vicepresidente y un Secretario que a su vez dependen las demás oficinas, gerencias y Unidades Regionales.
En tal sentido, para el análisis del modelo de sistema de
información empleado por el IPASME, específicamente por la Secretaria de Junta
Administradora, es el de Sistema de Soporte a las Decisiones (DSS por sus
siglas en inglés “Decision Support System), el cual es un sistema informático
utilizado para servir de apoyo en la toma de decisiones; un DSS no es una
herramienta, ni un software, ni un concepto, es un Sistema, por lo tanto ¿Qué es un Sistema? No es más que un conjunto
de componentes relacionados entre sí que contribuyen a un determinado objetivo,
caracterizándose por sus entradas y salidas.
Un DSS puede adoptar muchas formas diferentes. En
general, podemos decir que un DSS, es un sistema más de apoyo que el de automatizar el proceso de toma de
decisiones. El apoyo a una decisión significa ayudar a las personas que trabajan
a reunir inteligencia, generar alternativas y tomar decisiones. Apoyar el
proceso de toma de decisión implica el apoyo a la estimación, la evaluación y/o
la comparación de alternativas.
Un
Sistema de Soporte a la Decisión (DSS) es una herramienta enfocada al análisis de los datos de una
organización. Tomar la decisión correcta en los negocios se suele basar
en la calidad de sus datos y su capacidad para filtrar y analizar los datos
para encontrar las tendencias en cual usted puede crear soluciones y estrategias.
Por
otra parte, atendiendo a estas consideraciones, tenemos que el modelo de
sistema de información usado por la Secretaria de Junta Administradora se
activa en el momento que se procede a la recepción
de los documentos, solicitudes y Puntos de Cuenta, este último es un mecanismo
utilizado por la Administración Publica para hacer peticiones y dejar constancia
de sus actuaciones, una vez recibido el
punto de cuenta este es revisado e inspeccionado para así
constatar que cumple con los requisitos exigidos, si está dentro de los parámetros
establecidos y si cuenta con la información y documentación suficiente para ser visto en una Reunión de Junta,
luego se procede a formalizar a través de la realización de un acta, en la cual
se esboza y se detalla de manera sucinta y clara todos las solicitudes en este
caso, puntos de cuentas que serán discutidos en la reunión, en dicha junta los
directivos generan la decisión de aprobar o negar dichas solicitudes por lo cual
depende de esta decisión los próximos pasos a seguir; de aprobarse dicha
solicitud se procede a dejar constancia para efectos legales a través de una providencia administrativa, la cual
debe de estar asentada en los libros creados para tal fin, y en la base de datos para su
archivo en la oficina y él envió o la
salida a las oficinas solicitantes
involucradas, para que ejecuten el petitorio.
Cabe
resaltar que unas de las funciones de
dicha oficina aparte de administrar y de llevar la gerencia de dicho Instituto
como miembro de ese consejo, es el encargase de dejar constancia de los actos
administrativos realizados, llevar un registro y control y darle la legalidad
respectiva a dichos actos y además de, buscar soluciones a problemas puntuales que
ocurran en cualquier dependencia, unidad, oficina a nivel nacional.
Los
recursos empleados para llevar a cabo este proceso consta de un talento humano
correspondiente a 10 personas y dependiendo el caso podrían ser más los involucrados;
Y en lo que a equipos de refiere se requieren 7 equipos de computación entre
otros que son necesarios a saber, impresoras, escáner, fax, red interna, video
beam; se cuenta con bases de datos que contienen información referente a afiliación, a créditos disponibles, ahorro;
la oficina posee los archivos físicos de toda la información generada desde
hace 20 años aproximadamente.
Modelo de Sistema de Soporte a las Decisiones
Referencias Bibliográficas
http://www.sinnexus.com/business_intelligence/sistemas_soporte_decisiones.aspx
http://sistemadesoportededecision.blogspot.com/
[Consulta: 2014, Mayo 28]
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