ENSAYO

SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACION

En el presente artículo se muestra una vista general de lo que es un sistema de información, y lo importante que es en la actualidad para el desarrollo de la información que se manejan en las diferentes empresas y organizaciones.

El termino Sistemas de Información, es empleado en una variedad de áreas y disciplinas y se le atribuye algunos de los siguientes significados: 

Los Sistemas de Información y Documentación, es un sistema especializado en representar y explorar el conocimiento y más concretamente el conocimiento social que se encuentra registrado en cualquier clase de soporte material  analógico o digital. Codina (1994) lo definió como el “Sistema especializado en la explotación de información cognitiva y cuyo propósito es facilitar a los usuarios el acceso al conocimiento”.

            Los Sistemas de Información, son conjuntos organizados de elementos dirigidos a recoger, procesar, almacenar y distribuir información de manera que pueda ser utilizado por las personas adecuadas dentro de las empresas de modo que desempeñen sus actividades de manera eficaz y eficiente. Para langerfors (1973) “Es un sistema incluido en otro sistema más grande que recibe, almacena, procesa y distribuye información”.

Una parte importante de los Sistemas de Información es la información y los datos, términos usados  frecuentemente  como sinónimos, que claramente en lo que a sistemas de información se refiere son diferentes. Por lo cual la Información está constituida por un grupo de datos ya supervisados y ordenados, que sirven para construir un mensaje. La información permite resolver problemas y tomar decisiones, ya que su aprovechamiento racional es la base del conocimiento.

Idalberto chiavenato afirmaba que la información consiste en un conjunto de datos que poseen un significado de modo tal que reducen la incertidumbre y aumentan el conocimiento de quien se acerca a contemplarlos. Estos datos se encuentran disponibles para su uso inmediato y sirven para clarificar incertidumbres sobre determinados temas. O un testimonio

Otros autores que han definido la información son SZinota y Kotabe), que dicen que consiste en un conjunto de datos que han sido clasificados y ordenados con un propósito determinado.

Por otra parte datos proviene del latín Datum (lo que de da), un dato es un documento, una información o un testimonio que permite llegar al conocimiento de algo o y llevar a las consecuencias legitimas de un hecho. Los datos describen hechos empíricos, sucesos y entidades.Es un elemento aislado, recabado para un cierto fin, pero que no ha pasado por un  proceso que lo interrelacione con otros

Gil Flores, lo define como aquella información extraída de la realidad que tiene que ser registrada en algún soporte, físico o simbólico que implica una elaboración conceptual y además que se pueda expresar a través de alguna forma de lenguaje. Las diferencias mas resaltantes entre datos e informacion son las siguientes:

·        Los datos son símbolos que describen hechos, condiciones, valores o situaciones.

·   Un dato puede ser una letra, un número, un signo ortográfico o cualquier símbolo que represente una cantidad, una medida, una palabra o una descripción.

·    Los datos para ser útiles deben convertirse en información y ofrecer así un significado, conocimiento, ideas o conclusiones.

·    El dato es una forma mínima de representar la información, en cambio la información se trata de datos procesados y relacionados de manera que nos pueda dar pauta para la correcta toma de decisiones.

·    Un dato es un valor especifico, ejemplo: “15”; el cual por sí solo no tiene ningún conocimiento útil. La Información por su parte corresponde a un par ordenado, el conjunto de datos y a una descripción, ejemplo: “Edad = 15”.

           La importancia de los Sistemas de Información radica en que estos han cambiado la forma en que operan las organizaciones actuales. A través de su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de investigación necesaria  para la toma de decisiones y lo más importante, su implementación  logra ventajas competitivas, se logra una mayor eficiencia y veracidad de la información.

          Los Sistemas de Información dentro de las organizaciones actuales han tomado una importancia indispensable para el manejo de estas estructuras empresariales. Muchas empresas y organizaciones tienen éxito en sus objetivos debido a la aplicación y uso de los sistemas de información.

         Hoy en día, la importancia de los Sistemas de Información radica en los beneficios que se pueden obtener por la implementación de dicho sistema, los cuales son:

• ·     Acceso rápido a la información, que lleva a una mejor atención a los usuarios
• ·   Evita la pérdida de tiempo recopilando información, debido a que ya se encuentra        almacenada en la base de datos
• ·    Mejor organización en la clasificación y manejo de los archivos
• ·     Aumento en la productividad gracias a la reducción del tiempo utilizado en la búsqueda de información
• ·      Mayor motivación en el personal debido a la fluidez de la información

El Sistema de Información empleado en la Institución es muy importante debido al alto volumen de información que se maneja, el cual es de  diversa índole  entre los cuales se encuentran, el área financiera, de recursos humanos, planificación y desarrollo, entre otras; debido a esto es necesario un sistema eficiente y organizado para poder manejar esa cantidad de información y facilitar  una mejor toma de decisiones, para  así dar  respuesta eficaz y oportuna a los usuarios.

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION

El profesor López Yepes distingue tres modelos de sistemas de información esenciales: Modelo A, Modelo B, y Modelo C.

MODELO B

Dentro de este modelo, el mismo autor, distingue entre el MIS y el IMS basándose en lo siguiente: Como subsistema dentro de las organizaciones. De entre ellos podemos destacar dos: el Management Information System (MIS) y el Information Management System (IMS). Hay numerosas versiones del primero pero, en esencia, se trata de ayuda a las decisiones de la dirección mediante modelos informáticos que facilitan datos”. La noción de sistema de información para la dirección (MIS) es la que primero se generalizó para abordar la problemática derivada de la aplicación de las tecnologías de la información en la organización. Los MIS dan solución a problemas estructurados, designando procesos informativos repetitivos. Su propia complejidad y el abuso del término han creado una cierta confusión respecto al contenido de un sistema de información para la dirección (MIS).

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

 López, J. (1991), El desarrollo de los Sistemas de Información y Documentación. ”. En Cuadernos E.U.B.D. Complutense, (documento en línea) Disponible: http://www.bibliociencias.cu/gsdl/collect/eventos/index/assoc/HASHbcc5.dir/doc.pdf  (Consulta: 2014, Mayo 6)

Fernández, M., Modelos de Sistemas de Información Documental,  (documento en línea) Disponible: http://www.bibliociencias.cu/gsdl/collect/eventos/index/assoc/HASHbcc5.dir/doc.pdf (Consulta: 2014, Mayo 6)

Langerfors, B. (1973) Teoría de los Sistemas de Información. (Documento en línea) Disponible: http://pendientedemigracion.ucm.es/info/multidoc/multidoc/revista/num2/jros.html(Consulta: 2014, Mayo 6)